• Recht auf Auskunft: Alle betreuten Kinder, Jugendlichen und Familien haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (siehe auch https://www.soziale-initiative.at/datenschutz).
• Interne Abwicklung von Anfragen: Jede Anfrage auf Akteneinsicht ist an datenschutz@soziale-initiative.at weiterzuleiten und gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten abzuwickeln. Im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe bedarf es darüber hinaus einer Abstimmung mit der zuständigen fallführenden Behörde, da wir in ihrem Auftrag arbeiten.
• Kein umfassendes Akteneinsichtsrecht: Wir sind keine hoheitliche Verwaltung. Das bedeutet, dass Kinder, Jugendliche und Familien ein Recht auf Auskunft, aber nicht auf die Herausgabe des gesamten Aktes in Kopie haben.
• Mögliche Form der Auskunft: Informationen können beispielsweise durch Kopien aus der Dokumentation erfolgen – allerdings nur, wenn Rechte Dritter (z.B. Mitschüler:innen, getrenntlebende Eltern, Schulen) nicht verletzt werden und die schützenswürdigen Interessen des Kindes gewahrt bleiben. Gegebenenfalls ist eine Anonymisierung oder Schwärzung personenbezogener Daten vorzunehmen.
• Mündliche Auskunft: Eine Möglichkeit ist auch, die Akten bzw. die Tagesdokumentation gemeinsam im Gespräch durchzugehen – immer mit Blick auf den Schutz der Kinder- und Jugendinteressen.
• Rechtsgrundlage: Betroffenenrechte sind in § 12 der DSGVO geregelt. Darüber hinaus werden diese in den Kinder- und Jugendhilfegesetzen (§ 14 Oö. KJHG, § 10 Nö KJHG, § 12 WKJHG) thematisiert. Kindern, Jugendlichen und deren Eltern steht ein Recht auf Auskunft zu, wobei im Rahmen einer Interessenabwägung stets die Rechte und das Wohl der betreuten Kinder und Jugendlichen vorrangig zu berücksichtigen sind.

Was bedeutet das konkret für unsere Arbeit?

Kinder, Jugendliche und Familien können Einsicht in die Dokumentationen bekommen – und deshalb ist es entscheidend, wie wir dokumentieren!

Eine fachlich fundierte, sachlich-neutrale Dokumentation schützt nicht nur uns, sondern auch die Kinder und Jugendlichen! Sie dient als Grundlage einer nachvollziehbaren und professionellen sowie strukturierten Arbeit. Gleichzeitig erleichtert sie den Umgang mit Anfragen nach Auskunft und Akteneinsicht, da klar, sachlich und überprüfbar dokumentiert ist, was passiert ist – ohne unnötige Wertungen oder Interpretationen.

Damit die Dokumentationen jederzeit von Fachaufsicht, Gerichten, Behörden und den betreuten Personen gelesen werden können, gelten folgende Leitlinien:

• Sachlichkeit und Neutralität: Alle Einträge sind frei von Abwertungen, Beleidigungen oder emotionalisierenden Zuschreibungen zu verfassen.
• Deskriptive statt interpretativer Sprache:
  • Deskriptiv: „Auf dem Tisch liegen Essensreste, der Aschenbecher ist voll, verschmutztes Geschirr steht herum.“
  • Interpretativ: „Der Tisch ist schmutzig.“ (zu vermeiden)
• Relevanz und Vollständigkeit: Auffälligkeiten, insbesondere gefährdendes Verhalten, sind vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren.
• Informationsweitergabe: Bei relevanten Vorfällen ist zusätzlich ein Aktenvermerk (AV) anzufertigen sowie die Teamleitung und gegebenenfalls weitere Systempartner:innen zu informieren.
• Sichtbarmachung professionellen Handelns: Methodisches Vorgehen, gesetzte Interventionen, Hypothesenbildung sowie diagnostische Überlegungen sind explizit darzustellen (z.B. „Die Mutter vermittelte gegenüber der Betreuung den Eindruck, dass…“).
• Ausschluss persönlicher Entlastung: Aspekte der Psychohygiene der Fachkräfte haben in der Tagesdokumentation keinen Platz, da diese keinen fachlich-dokumentarischen Mehrwert generieren.

Für die tägliche Dokumentationspraxis steht am SharePoint ein ausführlicher Leitfaden zur Tagesdokumentation zur Verfügung. Dieser enthält vertiefende Hinweise zu Struktur, Sprache und Qualitätskriterien und ist hier abrufbar: Leitfaden_Tagesdokumentation. Bei Unklarheiten oder Fragen kannst du dich jederzeit an das Qualitätsmanagement wenden: qm@soziale-initiative.at

Zuletzt möchten wir (wieder) auf den Internen Standard zum Umgang mit Akten hinweisen. Dort findest du Informationen zur Aktenführung, -ablage und -archivierung.